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中小企業(yè)采購管理存在這些問題，是時(shí)候要改進(jìn)了

 

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的環(huán)境下，中小企臨著難以適應(yīng)的問題。采購方式落后是其管理上的諸多問題之一。

 

采購是企業(yè)的成本核心，又是企業(yè)發(fā)展伙伴關(guān)系的重要途徑，當(dāng)今采購不再是簡(jiǎn)單的物資購買活動(dòng)，而應(yīng)當(dāng)上升為經(jīng)營戰(zhàn)略關(guān)系。

 

企業(yè)采購管理的目的就是要選擇合適的供應(yīng)商(Right Supplier)，在確保合適的品質(zhì)下(Right Qual)，與合適的時(shí)間(Right Time)，以合適的價(jià)格(Right Price)，購入合適數(shù)量的商品(Right Quant)，使得企業(yè)能夠以相對(duì)較低的成本生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品來滿足市場(chǎng)需求。

 

走出傳統(tǒng)采購管理的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，完善企業(yè)的采購管理體制、優(yōu)化采購模式，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，是中小企業(yè)在全球化、信息化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中賴以生存，謀求發(fā)展壯大的必然趨勢(shì)。

 

激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使得中小企業(yè)面臨的壓力也越來越大，采購過程中存在的問題并找出相應(yīng)對(duì)策,提高采購管理水平,降低企業(yè)成本,是中小企業(yè)迫切需要解決的問題。

 

在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中，公司管理當(dāng)局越來越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性，中小企業(yè)不像大型企業(yè)和連鎖企業(yè)那樣擁有雄厚的資金和技術(shù)實(shí)力，通常也缺乏良好的供應(yīng)鏈關(guān)系，資本單薄，信譽(yù)度偏低，給中小企業(yè)采購帶來了諸多風(fēng)險(xiǎn)。

 

但中小企業(yè)依然可以采取有效措施來控制和分散風(fēng)險(xiǎn)，降低采購成本。筆者通過剖析中小企業(yè)采購現(xiàn)狀，對(duì)中小企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，并提出了中小企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

 

一、中小企業(yè)采購特點(diǎn) 

 

現(xiàn)階段，就我國中小企業(yè)而言，在采購中通常表現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

 

1、采購規(guī)模有限

 

中小企業(yè)規(guī)模小，資金有限，采購規(guī)模普遍不大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，多數(shù)中小企業(yè)，年采購規(guī)模主要集中在50—100萬元和500—1000萬元人民幣。

 

2、價(jià)格敏感性強(qiáng)

 

中小型企業(yè)因其資金匱乏、企業(yè)生存也不太穩(wěn)定，管理者對(duì)采購成本的控制比大型企業(yè)更為嚴(yán)格，普遍注重短期投資回報(bào)率，對(duì)采購物資價(jià)格非常敏感。

 

3、采購決定權(quán)力較為集中，流程簡(jiǎn)捷

 

中小企業(yè)大多為民營及私營企業(yè)，管理層次較少，在物資采購問題上多數(shù)采取集權(quán)控制，即通常由企業(yè)主要負(fù)責(zé)人操控采購決定權(quán)，且采購計(jì)劃時(shí)間多集中在年末歲首。中小企業(yè)采購流程隨機(jī)而簡(jiǎn)捷，通常是由業(yè)務(wù)部門先提出申請(qǐng)，采購人員填報(bào)年度或臨時(shí)采購預(yù)算計(jì)劃，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

 

4、采購中體現(xiàn)出較強(qiáng)的個(gè)性化需求

 

中小企業(yè)由于存在著行業(yè)、地域及管理水平上的差異，不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)在不同發(fā)展階段，對(duì)采購物資的需求情況是不一樣的。每個(gè)單位都有不同的采購管理模式和不同的采購流程，在采購中一般都要求實(shí)用性和靈活性。

 

5、采購信息渠道多樣

 

中小企業(yè)獲取采購信息的渠道隨著信息化時(shí)代的到來，已經(jīng)變得越來越多，不僅通過上門推銷及媒體廣告等傳統(tǒng)方式了解采購產(chǎn)品信息，還通過網(wǎng)絡(luò)、展會(huì)等渠道獲取信息。目前，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)越來越成為中小企業(yè)獲取采購信息的主要渠道。

 

 二、中小制造企業(yè)采購存在的問題

 

1.單次采購數(shù)量少、批次多

 

中小制造企業(yè)根據(jù)顧單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹(jǐn)慎，采購方式比較零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。

 

2.采購流程模式僵化，采購審批手續(xù)繁瑣，采購監(jiān)控難以到位

 

目前中小制造企業(yè)普遍采用的采購流程特點(diǎn)是:(1)采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。(2)各部門本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場(chǎng)考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。(3)采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點(diǎn)，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。

 

3.采購缺乏計(jì)劃性，采購工作比較被動(dòng)

 

訂單式生產(chǎn)方式使得企業(yè)對(duì)顧客需求缺少前瞻性，往往根據(jù)往年的銷售情況、采購經(jīng)驗(yàn)編排采購計(jì)劃。尤其當(dāng)訂貨周期短、交貨日期較為緊張時(shí)，采購部門處于銷售部、生產(chǎn)部“上擠下壓”的尷尬境地，以致在采購價(jià)格、采購材料質(zhì)量、采購材料交貨日期等方面在與供應(yīng)商的談判中缺乏優(yōu)勢(shì)，常常因?yàn)樵S多客觀原因?qū)е缕髽I(yè)沒有選擇到合適的供應(yīng)商。

 

4.采購成本較高

 

中小制造企業(yè)采購成本高有以下幾個(gè)原因:(1)企業(yè)采購批次多、采購周期不固定、采購品種多樣化，使企業(yè)難以享受到規(guī)模采購的優(yōu)惠政策，提高了采購成本。(2)企業(yè)對(duì)于緊俏的原材料，往往采用提前采購、大量囤積的方法，從而增加了企業(yè)的采購成本，提高了產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格，削弱了產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。(3)大量采購造成庫存原材料增加，庫存成本加大，企業(yè)經(jīng)營管理成本增加。

 

5.沒有明確的采購策略，不注重供應(yīng)商關(guān)系管理

 

這方面的具體問題表現(xiàn)為:

 

(1)采購人員缺乏對(duì)采購的深層次理解，把采購僅僅看做與供應(yīng)商之間簡(jiǎn)單的“買”和“賣”的關(guān)系，只注重談判、比價(jià)、壓價(jià)，缺乏對(duì)采購需求的分析和對(duì)供應(yīng)商的扶持。

 

(2)中小制造企業(yè)由于采購數(shù)量小、采購周期不穩(wěn)定、采購資金缺乏，因而企業(yè)信譽(yù)偏低，對(duì)供應(yīng)商缺乏吸引力。

 

(3)企業(yè)在供應(yīng)商的選擇上缺乏科學(xué)、合理的依據(jù)，缺乏對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量的考核和監(jiān)督，導(dǎo)致企業(yè)面臨采購風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)采購商品交貨不及時(shí)、沒有售后服務(wù)、產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量與采購合同不一致等問題。

 

6.采購人員素質(zhì)低，采購手段落后

 

由于從業(yè)人員每天與金錢、物資打交道，企業(yè)管理者往往選擇自己信得過的人從事采購工作，在用人問題上任人唯親的現(xiàn)象較為普遍。

 

7.采購組織結(jié)構(gòu)不合理,分工不明確, 缺乏采購控制產(chǎn)生混亂現(xiàn)象

 

中小企業(yè)采購組織內(nèi)部缺少詳細(xì)的職務(wù)分工和職務(wù)分析體系,具體工作落實(shí)不到位,這種混亂,使采購部門的工作無法正常開展。中小企業(yè)總經(jīng)理為降低成本經(jīng)常越級(jí)指揮,使得采購主管夾在中間,權(quán)利不能正常行使。企業(yè)內(nèi)部忽視激勵(lì)機(jī)制,缺少績(jī)效考核,凡事采取高壓政策,導(dǎo)致采購人員沒有積極性,人心渙散,人員流失。各部門之間扯皮,對(duì)采購部門支持不夠,在采購信息的傳遞上存在拖延現(xiàn)象。

 

8.缺乏信息技術(shù)支撐，導(dǎo)致采購效率偏低

 

中小企業(yè)由于資金實(shí)力有限，雖然很多企業(yè)利用了電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行企業(yè)管理，但大多沒有引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行高效的流程管理，采購信息管理基本處于半手工狀態(tài)，這在很大程度上影響了采購效率。

 

 (一)優(yōu)化采購流程，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)對(duì)采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)控。

 

實(shí)現(xiàn)采購流程再造，利用現(xiàn)代技術(shù)達(dá)到信息共享，改變依靠家族成員來解決問題的狀況，是企業(yè)亟待解決的問題。

 

（一）中小制造企業(yè)可以采用以下策略:

 

1.運(yùn)用ERP技術(shù)，整合企業(yè)資源

 

ERP系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)資源的整合，面對(duì)的是企業(yè)整個(gè)的業(yè)務(wù)流程。采購管理是企業(yè)ERP管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，借助于ERP系統(tǒng)，企業(yè)采購部門可以與業(yè)務(wù)部門及時(shí)進(jìn)行信息傳遞，實(shí)現(xiàn)物資流、資金流和信息流的集成和共享，從而提高工作效率，減少工作失誤，增強(qiáng)采購信息的透明度。

 

2.加強(qiáng)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作，建立健全規(guī)章制度，做到管理規(guī)范化、制度化

 

目前，中小制造企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)還有一定的困難，主要是:(1)多數(shù)中小制造企業(yè)產(chǎn)品品種多、批量小、生產(chǎn)工序復(fù)雜，難以形成規(guī)模化生產(chǎn)。(2)不少企業(yè)基礎(chǔ)工作薄弱、管理人員匱乏、管理不規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。(3)企業(yè)業(yè)務(wù)流程不清晰，部門間的職責(zé)不夠明確，造成ERP系統(tǒng)無法完成指令，影響生產(chǎn)進(jìn)度和供貨期限。

 

3.努力創(chuàng)建零庫存?zhèn)}庫，實(shí)行零庫存采購

 

零庫存采購是指企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫存，將庫存功能轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里，達(dá)到企業(yè)降低庫存成本的目的。零庫存采購還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資供應(yīng)中的廢品，從而追索供應(yīng)商，保證產(chǎn)品質(zhì)量，減少廢品損失。顯然，零庫存是企業(yè)理想的采購模式，它對(duì)企業(yè)管理水平和信息技術(shù)的使用提出了很高的要求，也對(duì)企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系提出了更高的要求。

 

4.實(shí)行采購與倉儲(chǔ)分離管理，強(qiáng)化物資管理

 

目前有些中小企業(yè)將采購和倉儲(chǔ)職能合二為一，組成采購供應(yīng)部，這種組織形式可以簡(jiǎn)化工作程序，減少用工數(shù)量，但其弊端是采購與倉儲(chǔ)保管員之間缺乏監(jiān)控和制約。通過采購與倉儲(chǔ)部門的分離，倉儲(chǔ)部監(jiān)控采購合同中規(guī)定的原材料的采購數(shù)量、到貨時(shí)間、產(chǎn)品質(zhì)量;采購部門根據(jù)產(chǎn)品入庫數(shù)量、生產(chǎn)消耗數(shù)量等數(shù)據(jù)，計(jì)算出產(chǎn)品庫存數(shù)量，掌握第一手資料，增強(qiáng)采購信息的透明度。

 

（二）優(yōu)化采購技術(shù)手段，降低采購成本。

 

1.開展電子商務(wù)采購

 

建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)搜集采購信息、了解市場(chǎng)行情，并將企業(yè)需要采購的原材料等信息發(fā)布到網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購，降低采購費(fèi)用和采購成本，縮短采購周期，提高采購效率。

 

2.實(shí)行聯(lián)合、集中采購

 

通過聯(lián)合眾多廠家結(jié)成采購聯(lián)盟，增強(qiáng)與供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)的能力，實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購，爭(zhēng)取優(yōu)的采購價(jià)格。按貨比三家或就近采購原則，與具備集中供貨能力的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過大量、集中采購，獲得供應(yīng)廠家的折讓利益。

 

(三)改變用人觀念，提高采購人員素質(zhì)。

 

人力資源管理的核心思想是要把合適的人員用到合適的崗位上，即要做到人崗匹配。中小制造企業(yè)采購人員的選配同樣需要遵循這樣的原則，即要選拔德才兼?zhèn)涞膯T工擔(dān)任此項(xiàng)重要工作。

 

此外，員工素質(zhì)的提高與企業(yè)對(duì)員工的培養(yǎng)和管理密切相關(guān)，可以通過產(chǎn)品知識(shí)、相關(guān)法規(guī)和電子商務(wù)及信息化管理培訓(xùn)，提高員工的從業(yè)能力和商務(wù)談判技巧;同時(shí)通過采購流程的規(guī)范化、采購信息的透明化、員工的績(jī)效考核等管理手段加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和監(jiān)督。

 

（四）認(rèn)真選擇適合企業(yè)的供應(yīng)商

 

中小企業(yè)應(yīng)對(duì)需用物資按照物資自然屬性、使用用途等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，然后根據(jù)不同類別物資和對(duì)企業(yè)的重要程度、采購的難易程度和可靠程度，將其劃分為重點(diǎn)、次重點(diǎn)、一般等管理類別，并根據(jù)實(shí)際情況，注重對(duì)商品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行事前審核和監(jiān)控。

 

對(duì)于重點(diǎn)采購的物資，應(yīng)嚴(yán)格供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)條件、設(shè)備狀況、質(zhì)量保證體系、財(cái)務(wù)指標(biāo)、銀行信譽(yù)、企業(yè)業(yè)績(jī)等方面情況進(jìn)行綜合調(diào)查，并采取科學(xué)評(píng)價(jià)體系，綜合評(píng)估供應(yīng)商的實(shí)力，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)良、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確立其名錄，以降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

 

全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng)，應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。

 

所謂重要性供應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。

 

當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。

 

供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等，并定期或不定期更新，由專人負(fù)責(zé)管理，同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本。

 

原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行。如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對(duì)其酌情處理，嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

 

（五）推行科學(xué)采購模式

 

1、推行準(zhǔn)時(shí)制采購（JIT采購）管理模式

 

推廣和實(shí)施準(zhǔn)時(shí)制采購，可有效利用社會(huì)庫存，降低本企業(yè)庫存，甚至可實(shí)現(xiàn)本企業(yè)部分物資零庫存的目標(biāo)。這不僅可以極大提高采購工作效率，降低庫存資金風(fēng)險(xiǎn)，而且可保證物資供應(yīng)和企業(yè)需求同步化運(yùn)作。

 

2、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化采購

 

采購產(chǎn)品和物料規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，為不同的產(chǎn)品項(xiàng)目或零件使用共同的設(shè)計(jì)、規(guī)格，或降低訂制項(xiàng)目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟(jì)量，達(dá)到降低制造成本的目的。

 

3、實(shí)施杠桿采購

 

中小企業(yè)應(yīng)避免各自采購，造成組織內(nèi)不同單位向同一個(gè)供應(yīng)商采購相同零件卻價(jià)格不同，但彼此并不知的情形，無故喪失節(jié)省采購成本的機(jī)會(huì)。應(yīng)集中擴(kuò)大采購量，增加議價(jià)空間。

 

4、加強(qiáng)內(nèi)部管理

 

（1）中小企業(yè)通過對(duì)各環(huán)節(jié)控制，特別是對(duì)物資采購招標(biāo)、合同簽訂、合同履行、質(zhì)量驗(yàn)收等四個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的控制，強(qiáng)化監(jiān)督，以保證不弄虛作假。通過內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下，有效規(guī)范采購行為，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外部矛盾。

 

（2）重要物資集中采購。集中采購是防止采購腐敗、降低采購風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。

通過集中采購，可以加大中小企業(yè)在市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)談判的籌碼，充分發(fā)揮聯(lián)合優(yōu)勢(shì)，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，限度降低成本，達(dá)到效益化目標(biāo)。

 

（3）加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和培訓(xùn)工作。

 

隨著中小企業(yè)采購模式的不斷進(jìn)步，物資供應(yīng)部門需要大量的既懂招投標(biāo)、合同、法律、市場(chǎng)調(diào)查，又懂材料、設(shè)備等行業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，只有不斷加強(qiáng)對(duì)物資采購人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能從根本上避免人為因素造成的采購風(fēng)險(xiǎn)。

 

5、加快物資采購的信息化建設(shè)

 

中小企業(yè)應(yīng)積極嘗試應(yīng)用電子商務(wù)和ERP等先進(jìn)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)努力搭建集錄入、操作、查詢、監(jiān)控等功能為一體的物資采購管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一輸百用，使各采購環(huán)節(jié)有機(jī)協(xié)調(diào)和配合起來。通過直觀迅捷的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，中小企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)采購過程中的監(jiān)控，使采購做到程序化、透明化、規(guī)范化、高效化管理，大大降低采購風(fēng)險(xiǎn)。